4 nasveti za urejene datoteke
Je vaše namizje računalnika kaos? Se zanašate na funkcijo “Išči”, da lahko locirate specifičen dokument na računalniku – a vam kljub temu pogosto spodleti? Z nekaj enostavnimi navadami se temu lahko v prihodnosti izognete.
1. Izbriši, izbriši, izbriši!
Prvi najpomembnejši korak je, da se znebite datotek, ki jih ne potrebujete. Brez milosti jih izbrišite! Začnite s prastarimi mapami, ki jih niste odprli že več let – razen, če vsebujejo pomembne pogodbe ali dokumente. Nadaljujte s podvojenimi datotekami in desetimi verzijami službene predstavitve (najverjetneje potrebujete le zadnjo različico). Nato odprite mapo “Prenosi” in izbrišite vse priponke, ki ste jih prenesli iz elektronskih sporočil in jih ne boste več potrebovali.
- Brišite sproti. Navadite se brisati datoteke takoj, ko jih ne potrebujete več. Praznite mapo s prenosi, smetnjak in preglejte delovne dokumente po koncu projekta ter shranite le tiste, ki jih boste zares potrebovali.
- Koofr nasvet: Ko izbrišete datoteke v Koofr računu, imate na voljo 7 dni, da jih ponovno obnovite, če ste jih izbrisali po pomoti. Pa še to: datoteke, ki se nahajajo v mapi “Izbrisano” ne zasedajo prostora v vašem paketu.
2. Sistem shranjevanja dokumentov
Pomembno je, da najdete sistem, ki vam odgovarja. Kljub temu obstaja nekaj pravil, ki veljajo v skoraj vseh situacijah in ustrezajo večini uporabnikov. Nekaj najbolj enostavnih in ključnih je naštetih spodaj.
Pri organizaciji datotek poskušamo med njimi hierarhijo in si tako olajšati kasnejše iskanje točno določene datoteke. Pri tem nam pomagajo različne mape.
- Ustvarite nekaj glavnih map. Ne pretiravajte s številom – dovolj jih bo od tri do pet. Glavne mape ustvarite glede na njihov širši namen ali področje, ki ga pokrivajo, npr. Delo, Dom, Zabava itd.
- Ustvarite podmape. Primeri podmap v mapi Delo bi bile denimo posamezne stranke, projekti, podmapa s finančnimi dokumenti, podmapa s pogodbami ipd. Mapa Dom bi lahko vsebovala podmape Fotografije, Knjige, Potovanja, Recepti in podobno.
- Poimenovanje podmap. Obstaja priročen trik, ki poskrbi, da bodo najpomembnejše mape vedno pri roki in na vrhu seznama. Poimenujte jih najprej s številko, nato pa nadaljujte s polnim imenom mape. Primer: 1_Fotografije, 2_Knjige, 3_Potovanja itd.
- Arhivirajte datoteke. Zelo priročna podmapa, ki jo lahko ustvarite je Arhiv. Vanjo pospravite datoteke po zaključenih projektih ali pa pomembne dokumente, ki jih ne boste prav kmalu potrebovali, a jih ne želite izgubiti.
- Mapa Namizje. Imate "lepo" in trdovratno navado, da številne dokumente preprosto “pospravite” na namizje? To sicer odsvetujemo, a najhujšemu kaosu na namizju se lahko izognete tako, da kar na namizju ustvarite še eno mapo in jo poimenujete Namizje. Če se boste redno lotili te mape in jo izpraznili, se boste izognili vsaj desetinam razmetanih ikon na namizju.
- Koofr nasvet: Arhiviranje datotek na Koofru je enostavno. Povežite svoj računalnik s svojim Koofr računom, izberite željene mape ter dokumente in avtomatično bodo sinhronizirani in varno shranjeni v vašem Koofr računu.
3. Poimenovanje datotek
Imena datotek morajo biti v pomoč pri kasnejšem iskanju. Držite se dveh pravil: bodite kratki in bodite konkretni. Ime naj vsebuje najbolj pomemben vidik tega dokumenta, npr. Ime projekta, lokacijo počitniških fotografij, datum, verzijo predstavitve ipd. Izogibajte se posebnim znakom in presledkom, ki lahko povzročajo težave na različnih sistemih. Namesto presledka uporabite podčrtaj, npr. ImePodjetja_Pogodba_2015.
- Poimenovanje verzij. Izogibajte se poimenovanju verzij z Projekt_Ponudba_Zadnja, saj takšna imena običajno ne delujejo najbolje. Dobra taktika je uporaba številk, npr. Projekt_Ponudba_v0.2. Če potrebujete še bolj natančen sistem za spremljanje verzij oz. manjših popravkov posameznih verzij, pride prav tudi ta način: Projekt_Ponudba_v0.3._0.2.
- Koofr nasvet: Vam poimenovanje v preteklosti ni šlo najbolje? V Koofr računu lahko enostavno preimenujete več datotek naenkrat. Izberite jih in preimenujte z orodjem Preimenuj hkrati. Možnosti za poimenovanje je več in zagotovo boste našli način, ki vam odgovarja.
4. Vztrajajte pri izbranem sistemu
Zadnji, a pomemben nasvet: vsi zgornji nasveti vam bodo v pomoč le, če se držite izbranega sistema. Poskrbite, da nove datoteke poimenujete na enak način kot stare, da redno brišete nepotrebne datoteke in da svoje datoteke varnostni kopirate na Koofr računu.
Še nimate Koofr računa? Odprite ga danes in brezplačno prejmite 2GB prostora!
Želite govoriti z nami? Pridružite se nam na Koofr subredditu!