Sodelovanje v oddaljenih ekipah s pomočjo Koofra

Tekom preteklih dveh treh let je veliko podjetij in drugih ekip prešlo na (vsaj delno) delo od doma. Tisto, na kar smo sprva gledali kot na začasno spremembo, se je sčasoma ustalilo in obdržalo kot nova realnost. Veliko ekip je ostalo popolnoma ali pa vsaj deloma oddaljenih, nekatere pa sedaj ponujajo višjo stopnjo fleksibilnosti glede delovne lokacije zaposlenih. V Koofru smo že od nekdaj fleksibilni kar se tiče dela od doma, čeprav se zelo radi tudi družimo v naših pisarnah.

Če razmišljaš o prehodu na oddaljeno ali hibridno delo, potem je dobra oblačna shramba nekaj nujnega za tvojo ekipo. Beri naprej za več informacij o tem, kako lahko tvoja oddaljena ekipa s Koofrom še bolje medsebojno sodeluje in celo poveča produktivnost!

Sočasno urejanje dokumentov

V oblikovalski skupnosti kroži znana šala o imenih datotek. Gre na račun procesa ponavljajočih se pregledov in popravkov, zaradi katerih se končna datoteka naposled imenuje "2023-nova-brosura-osnutek-popravki-v3-koncna.jpg" ali nek podoben absurd.

Resnici na ljubo pa se tovrstna imena ne pojavljajo zgolj na področju oblikovanja - takšen proces je značilen za vrsto ustvarjalnih in intelektualnih področij, denimo trženje, pisanje in celo pravo. In da bo mera polna, je pot do te zadnje, končane datoteke tlakovana z obilico seznamov popravkov in medvrstičnih popravkov, da raznih klicev na Zoomu, ki bi lahko bili email, sploh ne omenjamo.

No, skopuške ekipe, ki se zanašajo na vseprisotne Google Docs, teh težav ne poznajo. A vendarle si morda želiš zavoljo zaščite zasebnosti in/ali zaupnih podatkov tvojega podjetja izogniti uporabi Googlovih storitev. Naj te razveselimo, da obstajajo tudi druge možnosti!

Mednje spada tudi Koofrova integracija z Microsoftovim Officem za splet, s pomočjo katerega lahko neposredno v oknu spletnega brskalnika ustvarjaš, pregleduješ in urejaš datoteke, združljive s programi Office (tj. Word, Excel in PowerPoint). Čeprav imajo v primerjavi z namiznimi različicami teh programov spletne inačice nekoliko skrčen nabor funkcionalnosti, omogočajo sočasno sodelovanje pri urejanju dokumentov, shranjenih na Koofru. Za še učinkovitejše delo so tu še komentarji in sledenje spremembam.

Enotna shramba datotek v skupni rabi

Ko smo ravno pri sledenju spremembam - to nepogrešljivo funkcijo imajo dandanes res že vsi urejevalniki besedil (in drugih dokumentov). Vendar ti ta nič ne pomaga, ko iščeš gor in dol po priponkah za tisto pravo verzijo datoteke. Še bolj se zaplete, če si s sodelavci pošiljate kaj večjega s pomočjo storitev za prenos datotek, kot je WeTransfer, ali pa če so v igri različni ponudniki oblačnih shramb. Nekaj tule, spet nekaj drugega tam, in hitro smo pri resni zmešnjavi.

Da bi se izognili takšnim nevšečnostim, bo tvoji ekipi zagotovo prišla prav skupna oblačna shramba za shranjevanje in deljenje datotek. S tem boste lahko vsi čas, ki bi ga sicer zapravili za iskanje, dejansko namenili delu.

Večina storitev oblačne shrambe omogoča različne načine za deljenje datotek ter načine za dodeljevanje pravic za dostop drugim uporabnikom. V Koofru lahko datoteke deliš z možnostjo Pošlji povezavo ali pa uporabiš funkcijo Dodaj osebe, da posameznikom dodeliš želeno stopnjo dostopnih pravic.

Pošiljanje povezav je ustrezno, kadar datoteke pošiljaš zunanjim osebam, saj lahko povezavo omejiš z rokom trajanja in jo zaščitiš z geslom. Kadar pa je v igri bolj poglobljeno sodelovanje ali sočasno urejanje, bo prišlo prav dodajanje oseb.

Digitalni repozitorij splošnih skupnih datotek

Glej - nedvomno je v tvoji ekipi nekdo, ki z drugega konca pisarne na ves glas prosi, da mu pošlješ neko predlogo (že petnajstič!). Skrita prednost oddaljenega dela je vsekakor tudi to, da lahko njegovo šestnajsto prošnjo na Slacku elegantno ignoriraš, dokler se ti urnik malce ne sprosti. Končno mir in koncentracija! No, če si tista oseba ti, ti bo asinhrona dinamika oddaljenega dela slej kot prej pomagala do boljše organiziranosti.

Odvisno od področja dela ima lahko tvoja organizacija določene predloge ali skupne datoteke, ki jih potrebuje več ali celo vsi njeni člani. Takšne so npr. oblikovne ali stilske smernice ter gradivo za uvajanje novih članov. Zelo velike organizacije to sicer običajno rešujejo z internimi spletišči in obsežnimi sistemi za upravljanje z dostopnimi pravicami, vendar to vse zahteva nezanemarljiva sredstva, ki jih manjše in agilne ekipe enostavno ne morejo nameniti.

Majhnim se bistveno bolj splača digitalni repozitorij postaviti v obliki skupne oblačne shrambe, kjer so naložene vse bistvene datoteke, dostopi pa urejeni z ustreznimi pravicami.

Povezane aplikacije za izboljšano produktivnost

Produktivnost tvoje ekipe se bo izboljšala že s tem, ko bo v nabor njenih orodij vključena tudi oblačna shramba. Morda pa še ne veš, da lahko uporabnost le te še dodatno razširiš s tem, da jo uporabiš za sinhronizacijo drugih aplikacij in storitev?

Marsikatera odprtokodna aplikacija takšno povezljivost že v osnovi podpira, včasih pa se da na ta način povezati tudi kakšno spletno orodje ali storitev. Spodaj je naštetih nekaj primerov aplikacij, ki se lahko krasno povežejo s Koofrom:

• Tvoj pametni telefon je lahko tudi skener. Z mobilno aplikacijo za skeniranje lahko papirne dokumente, kot so računi ali izpiski, poskeniraš in shraniš neposredno v oblak. Nam je všeč Genius Scan, obstajajo pa še številne druge aplikacije, ki jih lahko preizkusiš.
• Kako poskrbeti, da so vse tvoje misli na enem mestu in na dosegu roke? Oblačna shramba ti lahko pomaga pri sinhronizaciji beležk po vseh tvojih napravah. Nam je še posebej všeč odprtokodna aplikacija Joplin, ki se s tvojim Koofrom lahko poveže brezplačno, pri nekaterih drugih sorodnih aplikacijah pa je ta funkcija plačljiva.
• Oblačna shramba je odlična tudi za shranjevanje varnostnih kopij. Programov za varnostno kopiranje je na voljo precej, mi pa predlagamo odprtokodni Duplicati, ki je na voljo v Windows in Mac različicah.

To je bilo nekaj naših napotkov o tem, kako kot oddaljena ekipa čim bolje izkoristiti nabor oblačne programske opreme. Bi še kaj dodal/a? Pridruži se naši skupnosti na Redditu in nam povej!

Vam je bil všeč ta članek? Oglejte si kaj počnemo.